Løpende oppfølging

Hva loven krever

Kundetiltakene ved oppstart gir deg et bilde av kunden: hvem det er, hvem som står bak, hva handelen skal brukes til og hvor pengene kommer fra. Løpende oppfølging betyr at du følger med på at det som skjer senere, stemmer med det bildet.

Loven sier at du skal følge opp kundeforhold løpende. Det betyr blant annet å følge med på at transaksjonene stemmer med det du vet om kunden, risikoprofilen, midlenes opprinnelse og formålet med kundeforholdet. Du skal også gjøre kundetiltak jevnlig, og alltid når du er i tvil om opplysningene du har, er riktige eller nok.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 24 første og annet ledd

Hvor mye du gjør, avhenger av risikoen. Lav risiko gir sjeldnere oppfølging. Høy risiko gir oftere og grundigere oppfølging.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 9 første ledd

Hva det betyr for en megler

En bank har kunder i tiår. En megler har som regel en kunde i noen måneder. Oppdraget starter med oppdragsavtalen og slutter med oppgjøret. For de fleste oppdrag er løpende oppfølging derfor ikke en egen rutine med faste intervaller. Det er å følge med fram til handelen er ferdig.

I praksis betyr det å se etter avvik fra det du fikk vite ved oppstart. Kjøperen sa at egenkapitalen er oppspart, men pengene kommer fra en annen konto. Selgeren sa at han skal kjøpe ny bolig, men vil ha pengene utbetalt til en tredjeperson. Kjøperen sa at hun skulle bo i leiligheten, men kontrakten skal overdras før overtakelse. Hver av disse er et avvik som må forklares. Noen av dem utløser også plikten til å undersøke nærmere.

Veiledning: Rundskriv 4/2022 punkt 4.11

Finanstilsynet regner seks måneder som den vanlige oppdragsperioden. Varer et oppdrag lenger, skal du gjøre kundetiltak jevnlig, for eksempel oppdatere de reelle rettighetshaverne og endringer i hvem som kan handle for kunden.

Veiledning: Rundskriv 11/2019 punkt 11

Når du gjør kundetiltakene på nytt

Når du er i tvil. Får du grunn til å tro at opplysningene du har, er feil eller ikke er nok, skal du gjøre kundetiltakene på nytt. Det gjelder uansett hvor kort tid det er siden sist.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 24 annet ledd

Når noe endres. Typiske endringer i et meglingsoppdrag:

• Et selskap som er kunde, får nye eiere, ny daglig leder eller nytt styre.
• Kunden får en ny fullmektig, eller fullmakten endres.
• Kunden, eller noen nær kunden, blir politisk eksponert.
• Kunden får treff på en sanksjonsliste etter at listene er oppdatert.

Finanstilsynet kaller dette hendelsesbasert oppfølging. En endring som skaper tvil om det du vet, skal føre til nye kundetiltak. Den kan også gi kunden en annen risikoklasse.

Veiledning: Rundskriv 4/2022 punkt 4.11

Når oppdraget varer lenge. Prosjektsalg av nybygg, tomter og næringseiendom kan ligge ute i et år eller mer. Utbyggeren er da kunde lenge, og eierskapet i prosjektselskapet kan endre seg underveis. Sjekk de reelle rettighetshaverne og signaturrettene jevnlig, og når du får vite om endringer.

Når kunden kommer tilbake. En kunde som solgte gjennom deg for to år siden og nå vil kjøpe, gir et nytt oppdrag. Du kan bruke det du har, men du må sjekke at det fortsatt er riktig, og gjøre en ny risikovurdering for den nye handelen. Legitimasjonen kan ha gått ut, og formålet og pengene er nye.

Finanstilsynet peker på kjente kunder som en egen risiko, fordi kundetiltakene lett blir gjort halvveis når megleren kjenner kunden.

Veiledning: Rundskriv 11/2019 punkt 4

Et eksempel: Kaiveien 5

Megleren Thea selger 24 leiligheter i Kaiveien 5 for prosjektselskapet Nordkai Bolig AS. Oppdraget startet i februar. Da eide Nordkai Holding AS alle aksjene, og bak det sto to brødre med 50 prosent hver. Thea identifiserte dem som reelle rettighetshavere. Personene, selskapene og adressen er oppdiktet.

I september er 15 leiligheter solgt. Thea ser i Foretaksregisteret at Nordkai Bolig AS har fått ny styreleder. Hun spør daglig leder, og får vite at et nytt selskap har kjøpt 70 prosent av aksjene i Nordkai Holding AS.

Oppdraget har vart mer enn seks måneder, og eierskapet har endret seg. Thea ber om den nye aksjeeierboken og oversikt over hvem som eier det nye selskapet. Hun identifiserer de nye reelle rettighetshaverne, sjekker dem mot sanksjonslistene og spør om noen av dem er PEP. Den nye styrelederen legitimerer seg før han signerer neste kontrakt.

Forsterket oppfølging

Er kunden eller en reell rettighetshaver PEP, nært familiemedlem eller kjent medarbeider til en PEP, skal oppfølgingen være forsterket.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 24 tredje ledd

Blir kunden PEP mens oppdraget pågår, gjelder de samme reglene som ved oppstart. En overordnet skal godkjenne at kundeforholdet fortsetter, og du skal fastslå hvor formuen og midlene kommer fra.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 18 annet ledd

Finanstilsynet sier at alle kunder med forsterkede kundetiltak skal ha forsterket oppfølging, ikke bare PEP. For en megler betyr det å se nærmere på hver ny opplysning fram til oppgjør: hvem som betaler, fra hvilken konto, og om det stemmer med det kunden har sagt.

Veiledning: Rundskriv 4/2022 punkt 4.8.1 og 4.8.2

Når oppfølgingen ikke kan gjennomføres

Får du ikke gjennomført kundetiltakene underveis, skal du avvikle kundeforholdet. Du skal også vurdere om det er grunnlag for å undersøke nærmere og melde til Økokrim.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 24 fjerde ledd

Du trenger ikke vise at det er risiko for hvitvasking for å avvikle. Det er nok at kundetiltakene ikke lar seg gjennomføre. Hindringen må ligge hos kunden, for eksempel at kunden ikke svarer, eller ikke vil gi opplysninger om nye eiere.

Veiledning: Rundskriv 11/2019 punkt 12 og 4/2022 punkt 5.2

Finanstilsynet råder megleren til å skrive dette inn i oppdragsavtalen, og til å avtale hva som skjer med oppdraget om kundeforholdet må avvikles. Da er det avklart på forhånd, og ikke noe du må forhandle om midt i et salg.

Veiledning: Rundskriv 11/2019 punkt 12

At oppdraget avsluttes, fjerner ikke plikten til å undersøke og melde. Har det som skjedde, gitt grunn til mistanke, skal du følge den opp selv om kunden er borte. Pass også på hva du sier når du avslutter. Kunden skal ikke få vite at dere undersøker eller har meldt saken.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 28 første ledd

Hva som skal stå i saken

• At oppfølgingen er gjort, og når.
• Hva som var endret, og hva du gjorde med det.
• Nye dokumenter og registeroppslag, med dato.
• Om kunden fikk en ny risikoklasse, og hvorfor.
• Hvis kundeforholdet ble avviklet: hvorfor, og hva dere vurderte om undersøkelse og melding.

Veiledning: Rundskriv 4/2022 punkt 4.11

Dokumentasjonen skal oppbevares i ti år, fordi eiendomsmeglingsforskriften krever det for dokumentene i oppdraget. Hvitvaskingsloven alene krever fem år.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 30, eiendomsmeglingsforskriften § 3-7 tredje ledd