Identifisere kunden

Hvem er kunden i et meglingsoppdrag

Kunden din er oppdragsgiveren, altså den som har inngått oppdragsavtalen med deg. Ved et salg er det som regel selgeren. Plikten gjelder fordi du er rapporteringspliktig etter hvitvaskingsloven.

Men loven stopper ikke ved oppdragsgiveren. Før oppgjør skal du også gjennomføre kundetiltak overfor motparten i handelen. Ved et salg er det kjøperen.

Tiltakene gjelder i tillegg den som handler på vegne av en av partene. I praksis identifiserer du tre grupper: oppdragsgiveren, motparten og de som opptrer for dem.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 15 tredje ledd

Veiledning: Rundskriv 11/2019 punkt 7.1

Et eksempel: Kvitlyngveien 7

Marte Lindvik bor i Spania og skal selge leiligheten sin i Kvitlyngveien 7. Hun kommer ikke hjem før salget, så broren Håkon Lindvik skal signere for henne med fullmakt.

Kjøperen er Nordbakken Bolig AS. Styreleder Torleif Aas signerer kjøpekontrakten for selskapet.

Det er tre personer og ett selskap. Kapitlene under viser hvem av dem du skal identifisere, og hvordan.

Personer: gyldig legitimasjon

For en person henter du inn navn, fødselsnummer eller D-nummer og adresse. Har personen ikke norsk fødselsnummer eller D-nummer, trenger du fødselsdato, fødested, kjønn og statsborgerskap, også om personen har flere statsborgerskap.

Ved personlig oppmøte bekreftes opplysningene med gyldig legitimasjon i original. Dokumentet skal være utstedt av en offentlig myndighet eller et annet organ med betryggende kontrollrutiner. Det skal vise fullt navn, navnetrekk, bilde og fødselsnummer eller D-nummer. Pass trenger ikke navnetrekk.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 12 første og annet ledd og hvitvaskingsforskriften § 4-3

Finanstilsynet godtar blant annet pass (ikke nødpass), norsk førerkort, norsk bankkort med bilde og nasjonale ID-kort fra EØS-land. Legitimasjonen kan ikke være utgått på dato. Du tar en kopi, og kopien skal vise at den er kontrollert mot originalen, når det skjedde og hvem som gjorde det.

Veiledning: Rundskriv 11/2019 punkt 7.5

Uten personlig oppmøte

Møter ikke kunden opp, skal du hente inn mer dokumentasjon eller gjøre flere tiltak enn ved oppmøte.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 12 annet ledd

Elektronisk legitimasjon som oppfyller kravene i forskriften, som BankID, er gyldig legitimasjon når kunden ikke møter opp. Finanstilsynet likestiller den med å vise legitimasjon i original. Du vurderer likevel ut fra risikoen om du trenger mer.

Hjemmel: Hvitvaskingsforskriften § 4-3 fjerde ledd

Veiledning: Rundskriv 4/2022 punkt 4.3.1.3

Har kunden ikke slik elektronisk ID, skal kunden sende en kopi av legitimasjonen. I tillegg gjør du noe mer for å bekrefte identiteten. Det kan være en videosamtale, en samtale på et telefonnummer som er registrert på kunden, eller en lønnsslipp eller skattemelding. Hvor mye du gjør, avhenger av risikoen i kundeforholdet.

Veiledning: Rundskriv 4/2022 punkt 4.3.1.4

Marte har ikke BankID. Hun sender en kopi av passet, og megleren tar en videosamtale med henne. Begge deler står i saken.

Når noen handler på vegne av kunden

Den som handler på vegne av kunden, skal identifiseres med de samme opplysningene som kunden og bekrefte identiteten med gyldig legitimasjon. Retten til å handle for kunden skal bekreftes skriftlig.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 12 første og annet ledd

Skriftlig dokumentasjon kan være en konkret fullmakt fra kunden, en firmaattest som viser signaturrett, en vergeoppnevning fra Statsforvalteren eller en skifteattest.

Veiledning: Rundskriv 4/2022 punkt 4.3.2.2

Fullmektigen erstatter ikke kunden. Brukes det fullmektig, skal både kunden og fullmektigen bekrefte identiteten med gyldig legitimasjon.

Veiledning: Rundskriv 11/2019 punkt 7.1

Håkon møter på kontoret med førerkortet og en skriftlig fullmakt fra Marte. Det dekker Håkon. Marte er fortsatt kunden, og hun er identifisert gjennom passkopien og videosamtalen.

Du skal også ha systemer for å avgjøre om kunden og den som handler for kunden er politisk eksponerte personer.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 12 fjerde ledd

Foretak: register, roller og eiere

Når kunden er et foretak, henter du inn foretaksnavn, organisasjonsform, organisasjonsnummer, adresse og navnene på daglig leder og styremedlemmene. Opplysningene bekreftes med oppslag i eller utskrift fra et offentlig register, eller med en firmaattest. Det skal ikke være eldre enn tre måneder.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 13 første og annet ledd

Navnene på daglig leder og styret skal registreres slik at de er søkbare. Det er ikke nok å lagre firmaattesten der navnene står.

Veiledning: Rundskriv 4/2022 punkt 4.4.3.4

Den som signerer for foretaket, identifiseres som en person med gyldig legitimasjon, og retten til å signere bekreftes skriftlig. Du skal også forstå hvem som eier og kontrollerer foretaket, og finne de reelle rettighetshaverne.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 13 første, annet og tredje ledd

Megleren slår opp Nordbakken Bolig AS i Foretaksregisteret og lagrer oppslaget med dato. Torleif Aas står der som styreleder med signaturrett. Han legitimerer seg med BankID når han signerer. Deretter går megleren videre til eierne.

Når tiltakene skal være gjort

Kundetiltakene skal være gjennomført før kundeforholdet etableres. Kundeforholdet regnes som etablert når kunden kan bruke tjenestene dine.

Det finnes ett unntak. Identiteten kan bekreftes under etableringen hvis det er nødvendig for ikke å hindre den vanlige driften, og risikoen for hvitvasking er lav. Da skal identiteten bekreftes så raskt som mulig.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 11 og hvitvaskingsforskriften § 4-1 første ledd

For motparten er fristen før oppgjør.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 15 tredje ledd

Veiledning: Rundskriv 11/2019 punkt 7.2

Når du ikke får gjennomført kundetiltakene

Kan du ikke gjennomføre kundetiltakene, skal du ikke etablere kundeforholdet eller gjennomføre transaksjonen. Du skal også vurdere om det er grunnlag for nærmere undersøkelser og for å melde til Økokrim.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 21 første ledd

Gjelder det motparten, kan du ikke gjennomføre handelen. Finanstilsynet råder megleren til å skrive dette inn i oppdragsavtalen og salgsoppgaven, og til å avtale hva som da skjer med avtalen mellom partene og med oppdraget.

Veiledning: Rundskriv 11/2019 punkt 12

Hindringen må ligge hos kunden eller motparten. At det er tungvint eller dyrt for deg, er ikke nok.

Veiledning: Rundskriv 4/2022 punkt 5.1

Hva som skal stå i saken

Kopien av legitimasjonen, med dato og hvem som kontrollerte den. Bruker kunden elektronisk legitimasjon, lagrer du identitetskoden og hvem som har utstedt den. Skriftlig fullmakt og annen dokumentasjon av retten til å handle legges også i saken.

Veiledning: Rundskriv 11/2019 punkt 7.5 og 4/2022 punkt 4.3.1.3 og 4.3.1.4

For foretak lagrer du registeroppslaget med dato. Du dokumenterer også hva du har gjort for å forstå eierskapet og kontrollen.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 13 første ledd

I saken for Kvitlyngveien 7 betyr det passkopien og notatet fra videosamtalen med Marte, kopien av Håkons førerkort, fullmakten, oppslaget for Nordbakken Bolig AS, Torleifs BankID og eierkartleggingen.

Dokumentasjonen skal oppbevares i ti år etter at oppdraget er avsluttet. Hvitvaskingsloven alene krever fem år, men eiendomsmeglingsforskriften krever ti år for dokumentene i oppdraget.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 30, eiendomsmeglingsforskriften § 3-7 tredje ledd

Veiledning: Rundskriv 11/2019 punkt 20