Oppbevare dokumentasjon (§ 30)

Hva som skal lagres

Plikten gjelder opplysninger og dokumenter som er hentet inn eller laget i arbeidet med tiltakene i hvitvaskingsloven. Det er mer enn ID-kopien. I en vanlig eiendomshandel er det blant annet:

• kopi av legitimasjon for oppdragsgiveren og kjøperen
• opplysninger om reelle rettighetshavere og hvordan du fant dem
• egenerklæringer om PEP
• treff og søk mot sanksjonslister
• risikovurderingen av kunden og hva den bygget på
• dokumentasjon på hvor egenkapitalen kommer fra
• notater fra undersøkelser, også de som endte med at mistanken ble avkreftet
• meldinger til Økokrim og vedleggene

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 30 første ledd

Veiledning: Rundskriv 4/2022 punkt 9.2

Ett unntak. En adresse som er registrert som fortrolig eller strengt fortrolig i folkeregisteret, skal du ikke registrere eller lagre.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 30 første ledd

Hvor lenge

Fem år er utgangspunktet. Hvitvaskingsloven krever at dokumentasjonen lagres i fem år.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 30 første ledd

Ti år ved forsterkede kundetiltak. Var kunden underlagt forsterkede kundetiltak da kundeforholdet ble avsluttet, eller gjaldt de forsterkede tiltakene transaksjonen, er lagringstiden ti år. Det gjelder for eksempel en kjøper som er PEP.

Hjemmel: Hvitvaskingsforskriften § 6-4 annet ledd

Ti år for dokumentene i oppdraget. Eiendomsmeglingsforskriften krever at kontrakter og dokumenter som foretaket har mottatt eller laget i et oppdrag, oppbevares i minst ti år. Hvitvaskingsloven begrenser ikke slike plikter etter andre regler, og når to regler gir ulik frist, gjelder den lengste. Finanstilsynet sier derfor at meglere skal lagre hvitvaskingsdokumentasjonen i ti år etter at oppdraget er avsluttet.

Hjemmel: Eiendomsmeglingsforskriften § 3-7 tredje ledd, hvitvaskingsloven § 30 annet ledd

Veiledning: Rundskriv 11/2019 punkt 20 og 4/2022 punkt 9.2

Når fristen begynner

Fristen løper fra kundeforholdet ble avsluttet eller transaksjonen ble gjennomført. Den løper ikke fra dagen du hentet inn dokumentet. Et ID-kort du kopierte ved oppdragsinngåelsen, skal lagres like lenge etter oppgjøret som et notat du skrev dagen før.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 30 første ledd, hvitvaskingsforskriften § 6-4 første ledd

For oppdragsgiveren er det normalt når oppdraget er avsluttet. For kjøperen avsluttes kundeforholdet som regel når oppgjøret er gjennomført.

Et eksempel. Megleren Hanne selger en enebolig i Granittveien 4 for Tor Lien. Kjøperen er Mina Berg. Oppgjøret er 14. mars 2026, og oppdraget avsluttes samme uke. Fristen for dokumentasjonen om både Tor og Mina begynner da. Ti år etter er i mars 2036.

Sletting

Når fristen er ute, skal personopplysningene slettes. Andre opplysninger kan lagres lenger.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 30 annet ledd

Etter hvitvaskingsloven kan personopplysninger ikke lagres i mer enn ti år til sammen, regnet fra kundeforholdet ble avsluttet eller transaksjonen ble gjennomført.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 30 fjerde ledd, hvitvaskingsforskriften § 6-4 første ledd

Var kunden underlagt forsterkede tiltak, kan foretaket etter fem år vurdere å slette likevel, hvis særlige grunner viser at kunden ikke var høy risiko. Den vurderingen skal skrives ned og lagres i fem år til. For en megler er dette lite praktisk, fordi dokumentene i oppdraget uansett skal oppbevares i ti år.

Hjemmel: Hvitvaskingsforskriften § 6-4 tredje og fjerde ledd

Sletting skjer ikke av seg selv. Foretaket må ha rutiner som sørger for at personopplysningene faktisk slettes når fristen er ute.

Veiledning: Rundskriv 4/2022 punkt 9.3

Egne frister i rutinene. Foretaket kan bestemme i rutinene hvordan og hvor lenge dokumentasjonen lagres. Men personopplysninger kan ikke lagres lenger enn ti år etter hvitvaskingsloven, uansett hva rutinene sier.

Krav til lagringen

Lagringen skal være betryggende og hindre at uvedkommende får tilgang.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 30 første ledd

Forskriften stiller tre krav til hvordan:

• Kopier av legitimasjon skal merkes «rett kopi bekreftes» med signatur og dato, eller sikres på en annen måte som viser hvem som bekreftet og når.
• Dokumentene skal ligge på et medium som holder dem lesbare i hele perioden.
• Elektronisk materiale skal ha en sikkerhetskopi som oppbevares atskilt fra originalen.

Hjemmel: Hvitvaskingsforskriften § 6-2

Tilgangen er også et spørsmål om taushetsplikt. Notater fra undersøkelser og meldinger til Økokrim skal bare de med tjenestelig behov se. Ligger alt i samme mappe som salgsoppgaven, ser alle det.

Veiledning: Rundskriv 4/2022 punkt 6.3.3

Bruker foretaket et eksternt system eller har satt ut lagringen, er ansvaret fortsatt foretakets.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 23 tredje ledd

Veiledning: Rundskriv 4/2022 punkt 8.3.1

Når Økokrim eller Finanstilsynet spør

Foretaket skal ha systemer som gjør at det raskt og fullstendig kan svare Økokrim, Finanstilsynet og andre offentlige myndigheter på om det har eller de siste fem årene har hatt et kundeforhold til en bestemt person, og hva slags kundeforhold det var.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 30 tredje ledd

Svaret skal også dekke personer som har vært reelle rettighetshavere. Systemet trenger ikke vise alt om kundeforholdet. Det er nok at du raskt finner kundens identitet og hva slags oppdrag det var.

Veiledning: Rundskriv 11/2019 punkt 17

Ber Økokrim om flere opplysninger i en sak, skal foretaket gi dem.

Hjemmel: Hvitvaskingsloven § 26 første ledd

Finanstilsynet ser på dokumentasjonen når det fører tilsyn. Et kundetiltak som ikke er skrevet ned, er i praksis ikke gjort. Det gjelder også vurderinger som endte uten funn.